Enterprise Content Management

Document Manager

Nasza codzienna praca często jest utrudniona przez fakt, że dokumenty i informacje, których potrzebujemy zgromadzone są w wielu rozproszonych źródłach. Przechowywane w dokumentach dane są niezbędne do podejmowania właściwych decyzji. Document Manager pozwala przechowywać posiadane przez firmę dokumenty w jednym miejscu, dzięki czemu osoby, które ich potrzebują mają zawsze do nich łatwy i szybki dostęp.

Korysci

Secure Library
Chroni spójność struktury dokumentów od momentu ich powstania. Dokument Manager Library pozwala na przydzielanie uprawnień do przechowywanych dokumentów dla poszczególnych użytkowników lub grup użytkowników. Na podstawie indywidualnych uprawnień użytkownicy mogą przeglądać, bądź udostępniać do edycji dokumenty przechowywane w bibliotekach systemu. Autorzy dokumentów, bądź autoryzowani użytkownicy mają także możliwość blokowania dokumentów, czyli zapobiegania ich modyfikacji.

Zarządzanie dokumentami stworzonymi w aplikacjach Microsoft Office
Biblioteka Document Manager przechowuje pliki stworzone w środowisku Microsoft Office. Użytkownicy mogą dodawać do biblioteki dokumenty poprzez użycie standardowej w każdej aplikacji MS Office funkcji „drop down menu”. Dostęp do biblioteki jest także możliwy z poziomu programu pocztowego MS Outlook.

Błyskawiczne wyszukiwanie danych
Biblioteka Document Manager pozwala na łatwe wyszukiwanie zgromadzonych w niej dokumentów. Przeszukiwanie może być oparte zarówno o treści zawarte w dokumentach, jak i tzw. meta-dane. Wyniki wyszukiwania są wyświetlane według zgodności i posiadają krótki opis.

Przechowywanie poprzednich wersji
Document Manager pozwala śledzić historię rozwoju dokumentów z uwzględnieniem udziału kolejnych edytorów w procesie tworzenia dokumentu. Biblioteka Document Manager automatycznie identyfikuje i przypisuje kolejne wersje dla wszystkich zmieniających się dokumentów. Użytkownicy definiują także sposób oznaczania poszczególnych wersji dokumentów.

Publikacje w Internecie
Korzystaj z możliwości udostępniania wybranej dokumentacji na stronach Internetowych, w intranecie lub ekstranecie. XCMS jest rozwiązaniem modułowym, w którym wszystkie elementy ze sobą współpracują. Document Manager jest zintegrowany z Web Content Manager, dzięki czemu posiadane zbiory informacji, bądź dokumentacji można szybko publikować w serwisach internetowych.