Bayside City Council

Produkt firmy RedDot Content Management Server wprowadza oszczędności, czas pieniądź i zasoby dla władz Bayside.

OPIS KLIENTA
Rada Miejska Bayside zlokalizowana jest w południowej części Melbourne. Wizją Rady jest działanie na rzecz bezpieczeństwa i atrakcyjności miasta, którego wartości stanowią dziedzictwo, środowisko i innowacyjność. Strona internetowa Rady Miasta jest źródłem informacji dla całego regionu. Niniejszy przypadek przedstawia szczegóły, w jaki sposób RedDot Content Management Server (CMS) usprawnił utrzymanie obecności Rady Miasta w Internecie, generując w tym samym czasie zwrot na poniesionej inwestycji.

OPIS PROBLEMU
Przed implementacją systemu RedDot publikacje oraz rozwój stron Web realizowany był przez dwuosobowy personel. Z tego powodu zbyt duża ilość czasu była przeznaczana na realizację prostych zadań, takich jak edycja i aktualizacja zgromadzonych informacji. W rezultacie powodowało to znaczne obniżenie nakładu czasu potrzebnego na rozbudowę i rozwój funkcjonalności strony Web.
Kiedy ilość publikowanych informacji i nowych działań rozwojowych zwiększyła się, obsługa całego serwisu przez bieżący personel stała się niemożliwa. Powyższa sytuacja spowodowana była wzrostem oczekiwań zarówno ze strony użytkowników serwisu, jak i Rady Miasta, która chciała dostarczać przez Internet coraz większą liczbę informacji i usług.

Rada Miasta Bayside potrzebowała systemu zarządzania treścią, który mógłby dostarczyć narzędzie do prostej publikacji danych, minimalizując czas potrzebny na tworzenie, edycję oraz zatwierdzanie zawartości przez określone osoby z personelu. Wybrany system musiał pozwolić poszczególnym departamentom na indywidualne zarządzanie w dziedzinach, w których te  specjalizują się i za które ponoszą odpowiedzialność. System miałby jednocześnie umożliwić skoncentrowanie się zespołu deweloperów na bardziej zaawansowanych projektach, jak rozwój usług internetowych. Personel Rady Miasta potrzebował, także rozwiązania, które zautomatyzowałoby system obiegu danych, zapewniając zarówno terminowość oraz kontrolę zamieszczanych informacji. Dodatkowo konieczność przeszkolenia personelu w języku HTML nie była konieczna ze względu na wykorzystanie szablonów przez system.

Rada Miasta porównała wiele rozwiązań w zakresie zarządzania treścią, skupiając się na dwóch produktach – firmy RedDot oraz Microsoft CMS. Oba systemy posiadały narzędzia wymagane przez Bayside, takie jak system obiegu danych, powiadomienia email, możliwość zachowywania poszczególnych wersji dokumentów oraz definiowanie wielu miejsc publikacji.

Menadżer projektu Rady Miasta Michael Whittaker był zaangażowany w podjęcie ostatecznej decyzji: „Aplikacja firmy RedDot była bardziej atrakcyjna ze względu na cenę oraz łatwość i szybkość obsługi. Ponadto technologia SmartEdit miała bardziej intuicyjny interfejs użytkownika edytora”.

ROZWIĄZANIE
Dzięki implementacji RedDot CMS organizacja nadal posiada dwóch deweloperów, podczas gdy utrzymanie istniejących stron Web zostało przekazane poszczególnym departamentom. „RedDot umożliwił nam odciążenie naszych technicznych zasobów co zwiększyło wydajność stron Web w zakresie nakładów czasowych włączając takie obszary działalności jak e-commerce, rezerwacje on-line, rejestracje oraz integracje z GIS” - powiedział Michael Whittaker.

RedDot Content Management Serwer (CMS) sprostał potrzebom Rady Miasta Bayside poprzez:

• Zaspokojenie ciągle wzrastających oczekiwań dotyczących usług online, umożliwiając zespołowi deweloperów koncentrację na bardziej zaawansowanych projektach;
• Przekazanie uprawnień poszczególnym departamentom na szybki sposób uaktualniania ich własnych sekcji na stronach Web bez potrzeby przeprowadzania szkoleń w zakresie HTML;
• Umożliwienie poszczególnym departamentom bieżącego utrzymania stron Web.

KORZYŚCI
Implementacja systemu RedDot umożliwiła Radzie Miasta Bayside zmianę obowiązków personelu IT z codziennego utrzymania serwisu na jego rozwój, oszczędzając przy tym znacznie czas, zasoby i pieniądze. „Mamy teraz możliwość w inny sposób wykorzystać nasze zasoby IT. Dzięki dodatkowym osobom mogącym obsługiwać poszczególne sekcje na stronach Web przewidujemy oszczędności z tego tytułu na poziomie 80%” - powiedział Whittaker.

Koordynator ds. rozwoju systemów Stephen Podlena, który wdrożył system RedDot dla Rady Miasta jest również odpowiedzialny za integracje baz danych. Redukcja obowiązków Stephena umożliwiła mu realizację podprojektów zgodnie z określonym terminem.

Wykorzystanie RedDot Content Management Server (CMS) dostarczyło wielu korzyści, takich jak:

• Decentralizacja autoryzacji i aktualizacji stron Web;
• Brak potrzeby znajomości języka HTML w celu aktualizacji stron Web;
• Przepływ danych dla zapewnienia poprawności realizacji procesu autoryzacji;
• Natychmiastowa aktualizacja informacji poprzez pocztę elektroniczną;
• Kontrolowany dostęp do stron edytowalnych.

Dodatkowo, strona Web Rady Miasta Bayside została uznana przez „Metropolitan Melbourne” za najlepszą lokalną stronę rządową.

Serwis Rady Miasta Bayside zawiera aktualnie 600 stron Web. Organizacja rozwija także własny Intranet oraz następujące serwisy:

http://www.library.bayside.vic.gov.au/
http://www.baysidebusiness.com.au/
http://www.baysidetourism.com.au/

Udostępnienie serwisu Web: Sierpień 2002
Największe wyzwanie:  Utrzymanie i aktualizacja informacji w ściśle określonym czasie
Wolumin stron:  600 stron